Jak podaje Słownik języka polskiego pod red. Witolda Doroszewskiego wyraz prezentacja należy rozważać w 3 kategoriach:
- «przedstawienie kogoś komuś w sposób oficjalny»
- «pokaz towarów, urządzeń, filmów itp.»
- «przedstawienie swojego programu lub stanowiska w jakiejś sprawie»
Jest to więc wystąpienie publiczne połączone z przedstawieniem wizualnym, które może być wzbogacone o opinię końcową.
Ale co decyduje o tym, że jedna prezentacja odbierana jest pozytywnie jako “dobra”, co widać po reakcjach uczestników/ wynikach ankiet, a inna zostaje szybko zapomniana?
Zagłębiając się w przygotowanie prezentacji udało mi się wskazać 10 czynników, które mogą mieć wpływ na jej końcowy odbiór.
10 Zasad dobrej prezentacji (analiza domdoni)
Co powinien przeanalizować prezenter zanim wygłosi prezentacje?
Analiza tematu – czas poświęcony na zastanowienienie się nad omawianym zagadnienieniem jest w przypadku prezentacji czymś obowiązkowym.
Analiza odbiorców i ich potrzeb – to do kogo będzie kierowana prezentacja ma bardzo duże znaczenie. Inaczej prezenter będzie zwracał się do kolegów, a inaczej do kadry zarządzającej, czy nauczycieli. Przekaz powinien odpowiadać na potrzeby słuchaczy.
Sposób komunikacji – ustalenie do kogo będzie kierowany komunikat pozwoli dopasować styl wypowiedzi i dobrać niezbędne słownictwo. Mając do czynienia z doświadczoną kadrą, nie wystarczą wyciągnięte z kontekstu ogólniki. Szkoleniowiec będzie musiał omówić temat bardzo precyzyjnie, sięgając do źródeł, do przykładów związanych z branżą.
Właściwe przygotowanie – przyjęło się, że dobrze jest rozpoczynać prezentacje z uśmiechem na ustach, gdyż to rozładowuje napięcie i służy wymianie informacji.
I to nie pomoże, i nie uratuje prezentacji, jeżeli osoba mówiąca nie przygotuje się do niej, i swoją postawą oraz wiedzą nie przekona do siebie odbiorców. Mówca może przygotować się do publicznego wystąpienia opracowując krótkie przedstawienie swojej osoby, formułując pytania do odbiorców, tworząc harmonogram wypowiedzi składający się z punktów kluczowych.
Niezwykle ważne są wyszczególnienia, a nie pełne zdania, które mogłyby wprowadzić dodatkowy stres i zaburzyć przebięg wypowiedzi, co w końcowym efekcie mogłoby nie zostać odebrane jako sukces.
Analiza potencjalnych trudności
Wcześniejsze przeanalizowanie potencjalnych trudności (tj. niedziałający sprzęt) pomoże opanować napięcie i wyjść z opresji, dzięki opracowaniu planu działania. Wówczas częściowo oczekiwana sytuacja kryzysowa staje się czymś naturalnym do przezwyciężenia.
Konkretyzacja – w prezentowaniu informacji ogromne znaczenie odgrywa precyzja. Logiczny układ, klarowny przebieg zdarzeń i spójna kompozycja (m.in. kolorystyczna) to klucze do sukcesu. W przypadku wystąpienia publicznego należy dodatkowo wziąć pod uwagę pytania, które mogą pojawić się ze strony publiczności i konieczność udzielenia na nie odpowiedzi, w sposób spójny i satysfakcjonujący dla pytających.
Ciekawa koncepcja – nikt nie lubi nudy i monotonii. Ciekawe przykłady, cytaty, sytuacje oparte na prawdziwych wydarzeniach, zdjęcia, rysunki czy inne grafiki powinny temu zaradzić. Pomocne może okazać się prowadzenie rozmowy w oparciu o modulacje głosem (akcentowanie ważnych informacji, mówienie w sposób interesujący).
Kontakt z odbiorcą – kontakt wzrokowy jest bardzo ważny, ponieważ zobowiązuje obie strony do współpracy. Dobrze jeżeli zostanie wzmocniony zaangażowaniem bezpośrednim, czyli aktywnym uczestnictwem słuchaczy.
To może pomóc wyciągnąć dodatkowe wnioski, poszerzyć temat, a jednocześnie pokazać odbiorcom, że to spotkanie odbywa się dla nich. To oni swoim działaniem mają wpływ na jego przebieg i wynik końcowy.
Podsumowanie – zebranie wszystkich informacji w całość stanowi doskonałą okazję do tego, aby sprawdzić czy słuchacze rzeczywiście słuchali prezentacji, i czy zapamiętali ważne informacje. Jeżeli coś umknęło ich uwadze, to dobry moment, aby to powtórzyć.
Podziękowanie – wymiana spojrzeń i uśmiechów, a tym samym podziękowanie za udział w spotkaniu są czymś bardzo ważnym. Pokazują szacunek. Pozytywnie odbierane przez widownie są osobiste refleksje prowadzącego, z przebiegu prezentacji (co go szczególnie zaskoczyło, co budziło obawy) oraz pytanie: Co zabieracie ze sobą z tej prezentacji?
Nie powinno się też zabraknąć zaproszenia: Do zobaczenia na kolejnym spotkaniu!
0 komentarzy